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NOTE D’INFORMATION RAPPEL OCTOBRE 2010TENUE DE CAISSE : Valeur probante de la comptabilité Chères clientes, chers clients, Nous vous prions de bien vouloir prendre connaissance de cette note synthétisant les obligations comptables des entreprises effectuant des ventes au comptant : I PIECES JUSTIFICATIVES pour VENTES au COMPTANT A/Tenue du livre de caisse : commerçants détaillantsEn principe, le solde du livre de caisse ne doit représenter que des espèces. Toutefois dans la pratique, certains commerçants détaillants simplifient leurs écritures en enregistrant sur ce Livre les recettes effectuées tant en espèces que par chèques. Cette manière de procéder est admise ci : - à chaque remise de chèque en banque, le compte de caisse doit être crédité du montant des chèques remis ;- une ventilation doit être effectuée entre les dépenses payées par chèque et celles qui sont payées en espèces ;- tous les mouvements de fonds (retraits et apports) doivent faire l’objet d’un enregistrement distinct.En cas de contrôle, il convient de fournir les brouillards de caisse, bandes enregistreuses, bordereaux de ventes, tout autre document justificatif permettant de distinguer les opérations effectuées en espèces ou par chèque.La fonction essentielle de l’agenda de caisse est de permettre le suivi des espèces en caisse en fin de journée. Le solde sera déterminé chaque jour à partir des données de l’agenda, pour être rapproché du solde réel décompté lui aussi chaque jour (obligation fiscale).

Ce rapprochement est fondamental : le solde réel et le solde déterminé à partir de l’agenda sont en principe identiques. En réalité, il pourra subsister de petites différences résultant d’écarts de rendu de monnaie. Tout écart plus significatif nécessitera des recherches pour être justifié (erreurs de saisie, vols...).

En aucun cas le solde calculé à partir des données de l’agenda ne peut être négatif. Il tombe en effet sous le sens qu’il ne peut sortir de la caisse plus d’argent qu’il n’en est rentré. Cette logique primaire se heurte parfois à la contradiction des faits. Il faut alors en rechercher la cause et y remédier. En cas d’appréhension de la totalité des recettes de la journée, quel que soit le mode d’encaissement, il devra être tiré autant de soldes qu’il existe de moyens d’encaissements (en général, un pour les espèces, un pour les chèques et un pour les cartes bancaires).

Un terminal de ventes informatique peut se substituer avantageusement à un agenda de caisse papier s’il remplit les fonctions suivantes :

° l’enregistrement et la justification du détail des recettes(comme une caisse enregistreuse),

o l’enregistrement du détail de tous les autres mouvements de caisse (entrées autres que les recettes et sorties de caisse),o la détermination du solde de caisse, o l’édition du journal de ces opérations.Une comptabilité n’est pas probante lorsque le détaillant ne peut justifier du montant des recettes journalières qu’en présentant des bandes de caisse enregistreuse ne comportant pas la désignation des articles vendus.Les bandes de caisse enregistreuse identifiant l’article et indiquant le prix de vente constituent des pièces justificatives suffisantes même si elles ne mentionnent pas le prix d’achat. B/Justification des ventes au comptant.Pour les entreprises dont les produits sont constitués essentiellement par des recettes au comptant, la valeur probante de la comptabilité ne résulte pas uniquement de l’existence des pièces justificatives mais des possibilités de recoupement qu’elles permettent de faire. Le bulletin CNCC (N° 21, mars 1976, p13 et 14) note que :-l’inscription en fin de journée du total des recettes, bien que nécessaire, ne constitue pas à elle seule une justification.- Une simple bande d’additionneuse ou de caisse enregistreuse n’a pas une grande force probante.Fiscalement, le conseil d’état (25 Juillet 1975 n°82602) a cependant reconnu que les bandes enregistreuses sont un moyen de preuve des recettes déclarées.- un état des encaissements aura plus de force probante s’il comporte des renseignements permettant des recoupements (références et quantités, nom du client).La sécurité sera augmentée si les inscriptions portées sur l’état sont justifiées par des pièces foliotées et tenues par duplication telles que bordereaux établis par les vendeurs ou bons de commande du maître d’hôtel.En ce qui concerne les rouleaux de caisse enregistreuse, ils font partie « des pièces justificatives du chiffre d’affaires sur lesquelles le droit de l’administration s’exerce » d’où l’obligation de les conserver pendant six ans (LPF, art.L82)Toutefois, ces bordereaux font l’objet de tickets récapitulatifs édités par les machines et utilisés pour le traitement comptable.

Justification du détail des recettes

Différents supports permettent de justifier le détail des recettes. Leur tenue doit être complétée par celle d’un agenda de caisse.
Les états de synthèse de terminal de ventes informatique
Certaines solutions logiciel ne permettent pas de remplir la fonction d’agenda de caisse car elles ne satisfont pas aux obligations susvisées. Pour autant, elles sont utiles pour justifier le détail des recettes si les éditions mentionnent la date de la vente, la désignation et le prix de vente des articles ou des prestations.

Les bandes de caisse enregistreuse
L’utilisation d’une caisse enregistreuse et la conservation des bandes retraçant l’ensemble des ventes réalisées, est un moyen simple pour un commerçant de justifier du détail de ses recettes. Il est toutefois nécessaire que la bande mentionne la date de la vente, la désignation et le prix de vente des articles ou des prestations.

Le brouillard de caisse
Ce document est utilisé par le commerçant pour inscrire de manière manuscrite le détail de ses ventes quotidiennes au fur et à mesure de leur réalisation. Il peut être assimilé à une bande de caisse enregistreuse et doit mentionner les mêmes informations.

La main courante
Dans certaines activités (hôtellerie, restauration, commerce de détail, stationsservice...), le brouillard de caisse prend le nom de main courante. Ce document remplit la même fonction (justification du détail des ventes au comptant de la journée) et permet la ventilation des recettes selon leur nature.
Parmi les contrôles recommandés et pratiqués par l’administration fiscale :a. L’examen de la comptabilité : On notera les éléments suivants qui constituent la présomption habituelle des détournements de recettes tels que :-écart de recettes journalières non expliqué certains jours de l’année ;-caisse périodiquement et régulièrement créditrice en cours de mois, régularisée en fin de mois par des apports au compte courant, ou encore enregistrement habituel des opérations de caisse à mauvaise date ;-versements importants des dirigeants sociaux alors que leur rémunération dans l’entreprise ne justifie pas ces apports.b. la marge bénéficiaire brute : Est compatible avec la marge brute théorique ou la marge dégagée par des entreprises similaires, c. La vitesse de rotation des stocks Est compatible avec celle des années précédentes

Limitation des paiements en espècesL’utilisation du chèque, du virement postal ou bancaire est obligatoire pour les opérations suivantes :

- paiements dépassant la somme de 1 100 € entre commerçants et 3 000 € avec des non commerçants ;

- paiements des traitements et salaires dépassant 1 500 € pour au moins un ois entier.

Le fractionnement en plusieurs règlements ne permet pas d’échapper aux limites ci dessus. En cas d’infraction, la sanction est une amende fiscale égale à 5 % des sommes indûment réglées en espèces.